Jak správně napsat motivační dopis

obrázek pera při psaní motivačního dopisu

Kvalitně vypracovaný životopis a přiložený zajímavý průvodní dopis ve stylu motivačního dopisu, může významně ovlivnit zaměstnavatele při rozhodování jaké uchazeče pozve na osobní pohovor.

Životopisy bývají často téměř totožné. Personalista pak rozhoduje podle několika málo odlišností. A právě motivační dopis může zapůsobit a uchazeč je pozván na osobní pohovor. Dobře placená atraktivní práce u prosperující firmy, stojí za chvilku námahy, co říkate?

Často se na stránkách všeznalých mudrců mylně uvádí, že průvodní dopis je totéž co motivační dopis. Ze samotného názvu je patrný rozdíl:

  • průvodní dopis
  • motivační dopis

Průvodní dopis je obecný název pro jakýkoliv dopis, který provází jiný dokument, například cenovu nabídku, návrh smlouvy apod. K těmto dokumentům se přikládá průvodní dopis, který má za úkol adresátovi vysvětlit proč nabídku posíláte a proč by si jí měl vlastně přečíst. Případně zde můžete nastínit některá zásadní obsahlá témata k zasílanému dokumetu. Důvodem zjednodušení může být, univerzální pojetí elektronické zprávy(e-mailu), který v sobě skrývá všechny formy korespodence:

  • Obchodní dopis
  • Úřední dopis
  • Soukromý dopis
  • Milostný dopis
  • Anonymní dopis

Více o stylech, formách a funkci korepondence a dopisů z pohledu českého jazyka a technologie přenosu se dozvíte na stránce Motivační dopis

Proč motivační dopis?

Motivační dopis má za úkol zaujmout zaměstnavatele a agentury práce natolik, aby vás pozval na osobní pohovor. Říkáte si, že psát motivační dopis je zbytečné? Tak si uvědomte, že na každé pracovní místo se může hlásit až stovkauchazečů o práci. Personalista při čtení dvacátého životopisu v pořadí přestává vidět rozdíli v životopisech. Ve většině případů se totiž dočte stejné informace. Nejčastěji mu příjde nic neříkající životopis středoškoláka - absolventa obchodní akademie bez praxe. Zaměstnavatel obvykle plánuje vybrat a pozvat pouze 15-20 vyvolených uchazečů. Takže z hromádky 100 životopisů vybere prvních 20 až 30 a zbytek rovnou vyhodí nebo letmo pohledem prolétne. A právě v této situaci je názorně vidět funkce motivačního dopisu. Váš motivační dopis musí strhnout pozornost a zaujmout. Je jasné, že "nudné" životopisy bez fotografie a motivačního dopisu rovnou putují do koše. V životopisech většiny uchazečů o práci jsou minimální rozdíly. Formát životopisu má přesně danou šablonu. Takřka každý životopis obsahuje stejné položky:

  • osobní údaje
  • dosažené vzdělání
  • jazykové znalosti
  • počítačové znaosti
  • zájmy

Rozdíl je pouze:

  • dosažená praxe
  • obsah motivačního dopisu

Motivační dopis může rohodnout o vašem osudu:

personalistu váš motivační dopis - jako dvacátýpatý v řadě:

  • zaujme = budete pozváni na osobní pohovor
  • nezaujme = nebudete pováni na osobní pohovr a skončíte v koši

Pokud není motivační dopis od zaměstnavatele v nabídce prácevýslovně vyžadován, doporučujeme přesto motivační dopis napsat a poslat společně s životopisem. Uvědomte si, že stejně jako vy žádájí o práci i stovky dalších uchazečů. Správně napsaný motivační dopis nemůže Váš profil pokazit, naopak na sebe upozorníte mezi desítkami a mnohdy i stovkami dalších uchazečů.

Přiložený motivační dopis o Vás napovídá, že máte opravdu vážný zájem o danou práci. Motivační dopis je pro personalistu důkazem, že jste aktivní uchazeč, který si dal tu práci a poslal motivační dopis. Vlastně tím budoucímu potenciálnímu zaměstnavateli říkáte, že jste otevřeni a ochotni udělat něco více, aby jste práci získali.

Poznámka: personální výzkumy uvádějí, že motivovaní zaměstnanci mají lepší produktivitu práce. To je také důvodem, proč zaměstnavatelé nabízejí různé motivační programy a bonusy. Samozřejmě nejvíce motivují peníze, ale každý zaměstnavatel má nějaký omezený rozpočet a plat nemůže růst donekonečna. Přicházejí na řadu další motivující odměny.

  • zážitky: kino, divadlo, sportovní utkání, sportovní aktivity, zájezdy apod.
  • pracovní pomůcky firemní automobil, smartphone, ultrabook, byt apod.
  • občerstvení: nápojové automaty, jídelní automaty - cukrovinky, časopisy, polévky.

Pozitivní motivace má v personalistice důležitou úlohu, stejně tak je důležitý i motivační dopis.

Motivační dopis musí být stručný a výstižný

  • Maximálně 3 odstavce cca 900 znaků
  • Zdůrazněte přednosti
  • Motivujte zaměstnavatele, aby Vás pozval na pracovní pohovor
  • Zaujměte formou motivačního dopisu

Někdo z čtenářů může namítnout, že stejně jako jsou strojově stejné životopisy, mohou se jimi stát i motivační dopisy. To je do určité míry pravda, ale přece jen máme v motivačním dopise větší volnost.

Motivační dopis musí zaujmout Při vytváření zajímavého motivačního dopisu se musíme držet základní osnovy, které je podobná pro většinu dopisů, nejen těch motivačních.

Osnova motivačního dopisu:

  • oslovení
  • úvod
  • motivační text
  • závěr
  • pozdrav

Z osnovy motivačního dopisu je patrno, že nejde o žádné literární dílo, kterého bychom se měli bát. Doporučujeme vytvořit si několik verzí verzí motivačního dopisu pro různé adresáty.

Obsah motivačního dopisu podle adresáta

  • zaměstnavateli
  • personální agentuře
  • personánímu webu
  • úřadu práce

Podle adresáta bude přizpůsoben samotný obsah motivačního dopisu. Již na začátku v oslovení a úvodu je patrné, že bude rozdíl. pokud budeme posílat motivační dopis zaměstnavateli, oslovíme přímo daného personalistu a můžeme text motivačního dopisu cílit na konkrétní firmu, její služby nebo výrobky. V případě, že zaměstnavatele nezáme, musíme tomu přizpůsobit obsah motivačního dopisu. Vzory motivačních dopisů najdete na stránce Vzory.

Rozsah motivačního dopisu

Text motivačního dopisu by měl být především věcný, citově neutrální a vždy zdvořilý. Rozsah můžete přizpůsobovat pozici o kterou žádáte. Pokud žádáte o pozici prodavačky nebo řidiče, bude postačující motivační dopis v rozsahu 600 znaků. Pokud budete žádat o pozici vedoucího skladu měl by být motivační dopis rozsáhlejší. Polovina normostrany formátu A4 je obvykle okolo 900 znaků. Nejrozsáhlejší motivační dopis vytvářejí osoby, které se hlásí na pozice ve vrcholných funkcích a vědečtí pracovníci. Maximum se doporučuje v rozsahu jedné normostrany, což činí 1800 znaků a odpovídá jednomu papírovému listu formátu A4.

Časté chyby v motivačních dopisech

Pravopis: samozřejmostí se vyvarovat se pravopisných chyb. Motivační dopis si několikrát důkladně větu po větě přečtěte, nejlépe s časovým odstupem. Ještě lepší kontrola pravopisu je pokud máte možnost dát dopis přečíst některé blízké osobě. Tato kontrola má dvojí účinek, kromě opravy pravopisu, se můžete zeptat na názor, jak na danou osobu text motivačního dopisu zapůsobil. Fráze: snažte se vyvarovat otřepaných frází typu - Chci u vás pracovat protože jsem dlouho bez práce...... Pokud použijete některý ze vzorů motivačních dopisů nabízených na personálních webech, pokuste se tento vzor upravit a doplnit dle vlastních představ. Přehnaná motivace: podobně jako fráze může nechativně zapůsobit přehnaná pochaval směrem k zaměstnavateli. Například pokud se hlásíte do provozu regionální pekárny a použijete několikrát obrat "pečete nejlepší housky na světě" nebude to působit důvěryhodně. Lépe bude znít "vaše výrobky jsou vyhlášené a mě i celé mé rodině velice chutnají".

Způsob doručení motivačního dopisu

Elektronicky: V současnosti je nejpoužívanější elektronická forma motivačního dopisu, neboli zasílání formou e-mailové zprávy. Motivační dopis je samotný text elektronické zprávy a v příloze je přiložen životopis společně motivačním dopisem. Zde je na zvážení zda dávat do kopie kopie motivační dopis, když už jsme ho dali do textu zprávy. Je to čistě z praktického důvodu. E-mail, který pošlete může být několikrát přeposlán a text zprávy bude upraven. Váš text motivačního dopisu se tak posune níže a může bý lehce přehlédnut. V příloze zůstane ikdyž bude několkrát přposlaný.

Osobně: jednou z možností doručení motivačního dopisu zaměstnavateli je osobní doručení žadatele o práci na adresu zaměstnavatele. Tento způsob je ovšem možné praktikovat pouze v rámci města nebo regionu. Bylo by krajně nepraktické vést svůj životopis s motivačním dopisem přes celou Českou republiku. Ikdyž možná by to na zaměstnavtele pozitivně zapůsobilo. Významnou výhodou je, že si prohlédnete prostor kam byste potenciálně mohli jít na pohovor. V lepším případě se můžete potkat se zástupcem zaměstnavatele a zjistit další informace o nabízeném místě. Pokud byste byli pozváni na pohovor, nepůjdete do zcela neznámého místa. Například budete vědět jak se zaměstnanci oblékají a nebudete muset místo pohovoru hledat. U pohovoru hraje roli každý detail a vy se tak bduete moci lépe soustředit na samotný osobní pohovor.

Poštou: Posledním způsobem je doručení motivačního dopisu pozemní poštou. Tento způsob je však opravdu na ústupu a používá se výjmečně. Výhodu by měl snad jen pokud by jste byl krasopisec, nebo je od zaměstnavatele přímo vyžadován motivační dopis napsaný vlastní rukou. V pačném případě to může vyvolat pochbnosti o vaší počítačové gramotnosti.

Přejeme mnoho úspěchů při psaní motivačního dopisu, který přispěje k rychlému nalezení atraktivní práci.